কেন বড় আকারের ইভেন্টের ভবিষ্যত পর্দার আড়ালে যা ঘটে তার উপর নির্ভর করতে পারে?

ইভেন্টগুলি বৃহত্তর এবং আরও জটিল হওয়ার সাথে সাথে, আয়োজকদের জন্য চ্যালেঞ্জটি ক্রমবর্ধমানভাবে লোকেদের ভেন্যুতে নিয়ে যাওয়া থেকে হাজার হাজার ব্যক্তিগত ভ্রমণ, বাসস্থান এবং চলাফেরার সিদ্ধান্তগুলি বাস্তব সময়ে পরিচালনা করার দিকে চলে যায়৷ COTRAV, যেটি একটি কর্পোরেট ট্রাভেল ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি হিসাবে শুরু হয়েছিল, পুরো অতিথি যাত্রাকে সংযুক্ত করার জন্য ডিজাইন করা একটি সমন্বিত প্ল্যাটফর্মের সাথে এই পরিবর্তনের কেন্দ্রে প্রযুক্তি স্থাপন করে।কোম্পানিটি কর্পোরেট ভ্রমণ থেকে শুরু করে সরকারি ইভেন্ট, কনসার্ট, বিবাহ এবং ক্রীড়া ইভেন্টে প্রসারিত হয়েছে, 1,000 থেকে 50,000 অংশগ্রহণকারীর সমাবেশগুলি পরিচালনা করেছে। এর প্রযুক্তি অফার রেজিস্ট্রেশন, ফ্লাইট, হোটেল, রুম অ্যাসাইনমেন্ট, বিমানবন্দর স্থানান্তর, গেস্ট কমিউনিকেশন এবং লাইভ ট্র্যাফিক আপডেটগুলি একটি সংযুক্ত ইকোসিস্টেমে নিয়ে আসে, যা একটি ইভেন্ট কমান্ড সেন্টার দ্বারা সমর্থিত যা আয়োজক এবং অপারেশনাল দলগুলিকে ইভেন্টের একটি সাধারণ দৃশ্য দেয়।ETTravelWorld-এর সাথে একান্ত আলাপচারিতায়, বিনোদ কুমার সাহ, সহ-প্রতিষ্ঠাতা এবং CTO, COTRAV বলেছেন, ইভেন্টগুলিতে কোম্পানির সম্প্রসারণ একটি পুনরাবৃত্ত ব্যবধান থেকে উদ্ভূত হয়েছিল যা এটি কর্পোরেট ক্লায়েন্টদের সাথে কাজ করার এক দশকেরও বেশি সময় ধরে চিহ্নিত করেছে: ভ্রমণ এবং থাকার ব্যবস্থা প্রায়শই বিস্তৃত ইভেন্ট ব্যবসা থেকে আলাদাভাবে পরিচালিত হয়।”তার মতে, সমস্যাটি উল্লেখযোগ্যভাবে আরও জটিল হয়ে ওঠে যখন শত শত বা হাজার হাজার মানুষ কঠোর সময়সূচীর মধ্যে শহরগুলির মধ্যে চলাচল করে। একজন ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী সামগ্রিক অভিজ্ঞতা পরিচালনা করতে পারে, যখন ফ্লাইট, হোটেল, স্থানান্তর এবং অতিথিদের চলাচল বিভিন্ন দল বা সরবরাহকারী দ্বারা পরিচালিত হয়।COTRAV-এর প্রস্তাব হল এই চলমান অংশগুলিকে একটি একক অপারেশনাল স্তরে নিয়ে আসা, যা ভ্রমণ পরিকল্পনার পরিবর্তনগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইভেন্টের বিতরণে জড়িত অন্যান্য দলকে অবহিত করার অনুমতি দেয়।

ভ্রমণ ব্যবস্থাপনা থেকে ইভেন্ট ইন্টেলিজেন্স পর্যন্ত

ইভেন্টে COTRAV এর বিবর্তন ধীরে ধীরে হয়েছে। কর্পোরেট ইভেন্টগুলি দিয়ে শুরু করার পরে, চাহিদা বৃদ্ধির সাথে সাথে সংস্থাটি সরকারী অনুষ্ঠান, কনসার্ট, বিবাহ এবং ক্রীড়া ইভেন্টগুলিতে প্রসারিত হয়েছিল। অপারেশনের স্কেলও প্রযুক্তির প্রয়োজনে পরিবর্তন আনতে বাধ্য করে।” স্কেল বাড়ানোর পরে, আমরা বুঝতে পেরেছিলাম যে শুধুমাত্র অপারেশনাল সক্ষমতা যথেষ্ট হবে না। প্রযুক্তির প্রয়োজন ছিল যা এই সমস্ত চলমান অংশগুলিকে সংযুক্ত করতে পারে,” সাহ বলেছিলেন।এটি কোম্পানির ইভেন্ট প্রযুক্তি এবং পরবর্তীকালে এর ইভেন্ট কমান্ড সেন্টারের বিকাশের দিকে পরিচালিত করে। পয়েন্ট সলিউশনের বিপরীতে যা একটি একক উপাদান যেমন রেজিস্ট্রেশন, গেস্ট কমিউনিকেশন বা রিজার্ভেশনের উপর ফোকাস করে, COTRAV এই ফাংশনগুলিকে একটি ইভেন্ট শুরু হওয়ার পরে সঞ্চালিত অপারেশনাল প্রক্রিয়াগুলির সাথে সংযুক্ত করার চেষ্টা করে। প্ল্যাটফর্মটি নিবন্ধন, ফ্লাইট এবং হোটেল সংরক্ষণ, অতিথি যোগাযোগ, রুম বরাদ্দ এবং রিয়েল-টাইম স্থানান্তর, বিমানবন্দর স্থানান্তরকে একত্রিত করে। এই ইনপুটগুলি ঘটনা কমান্ড সেন্টারে খাওয়ানো হয়, বিভিন্ন অপারেশনাল দলকে একই তথ্য থেকে কাজ করার অনুমতি দেয়।কিছু ভুল হয়ে গেলে অর্থ পরিষ্কার হয়ে যায়। যদি কোনও অতিথি একটি ফ্লাইট মিস বা বাতিল করে, উদাহরণস্বরূপ, পরিবর্তনটি সমগ্র সিস্টেমে প্রতিফলিত হতে পারে। হোটেল চেক-ইন প্রয়োজনীয়তা সামঞ্জস্য করতে পারে, আতিথেয়তা কর্মীরা রুমের প্রস্তুতি পরিবর্তন করতে পারে এবং গতিশীলতা কর্মীরা স্থানান্তর পরিকল্পনা পরিবর্তন করতে পারে। “ইভেন্টটি একটি সংযুক্ত ক্রিয়া হিসাবে প্রতিক্রিয়া জানায়,” সা বলেছেন৷

জটিলতাকে অতিথির কাছে অদৃশ্য করা

সাহের জন্য, ইভেন্ট প্রযুক্তির আসল পরীক্ষা প্রযুক্তিটি কতটা দৃশ্যমান তা নয়, তবে এটি অতিথি অভিজ্ঞতা থেকে কতটা কার্যকরভাবে অদৃশ্য হয়ে যায়। তিনি এটিকে “ফিজিটাল” ইভেন্ট হিসাবে বর্ণনা করেছেন – অংশগ্রহণকারীদের নেভিগেট করার জন্য প্রযুক্তির আরেকটি স্তর যুক্ত করার পরিবর্তে শারীরিক অভিজ্ঞতাকে আরও নির্বিঘ্ন করতে ডিজিটাল অবকাঠামো ব্যবহার করে৷একটি সাম্প্রতিক ইভেন্টে 1,000 টিরও বেশি অংশগ্রহণকারী এবং স্পনসররা অংশগ্রহণ করেছিল, COTRAV ভ্রমণ এবং আতিথেয়তা যাত্রা জুড়ে তার প্রযুক্তি ব্যবহার করেছে, পাশাপাশি ইভেন্টের পরিচয়ের আশেপাশে অতিথিদের সাথে যোগাযোগের ব্র্যান্ডিং করেছে। ভ্রমণ এবং যোগাযোগ ভাউচারগুলি ইভেন্টের থিমকে ঘিরে ডিজাইন করা হয়েছিল, যখন স্পনসরদের জন্য একটি উত্সর্গীকৃত স্থান তৈরি করা হয়েছিল। পর্দার আড়ালে, সিস্টেম বাসস্থান, স্থানান্তর, অতিথি যোগাযোগ এবং ট্র্যাফিক পরিচালনা করে। ইভেন্টের সময়সূচী এবং চেক-ইন অনুসারে ব্যক্তিগতকৃত যোগাযোগের সাথে অতিথিরা শহরে আসার সময় স্বাগত বার্তাগুলি শুরু হয়েছিল। রুম অ্যাসাইনমেন্ট পরিবর্তন করা যেতে পারে যখন অতিথিরা বাতিল করা হয়, নাম পরিবর্তন করা হয় বা নতুন অতিথি যোগ করা হয়। সিস্টেমটি ফ্লাইটের আগমন এবং বিলম্বগুলিও ট্র্যাক করে এবং সেই অনুযায়ী ট্যাক্সিগুলির রোস্টার এবং অ্যাসাইনমেন্টগুলি সামঞ্জস্য করা সম্ভব করে। সাহের মতে ফলাফলটি কেবলমাত্র একটি আরও ডিজিটাল ইভেন্ট নয় বরং বৃহত্তর অপারেশনাল দৃশ্যমানতা ছিল। কমান্ড সেন্টার অপারেশন টিমকে ট্রান্সফার টিম, আগমন অপারেশন এবং ট্রান্সফার সেলের পরিবর্তন, আগমন অপারেশন, অপারেশনগুলির একটি লাইভ ভিউ প্রদান করে। যেহেতু তারা পরে তথ্য নিষ্পত্তির পরিবর্তে ঘটেছে। “অতিথির জন্য, এর অনেক কিছুই অদৃশ্য থেকে যায়। কিন্তু সেই অদৃশ্যতাই ছিল প্রধান বিষয়,” সা বলেন। “একটি সু-পরিচালিত ইভেন্টটি অতিথির কাছে মসৃণ বোধ করা উচিত এমনকি যখন শত শত অপারেশনাল সিদ্ধান্তগুলি পর্দার আড়ালে পরিবর্তিত হয়।”

একটি খণ্ডিত বাস্তুতন্ত্রের জন্য একটি কমান্ড কেন্দ্র

ইনসিডেন্ট কমান্ড সেন্টারটি একটি সাধারণ অপারেশনাল নীতির উপর ভিত্তি করে ডিজাইন করা হয়েছে: একটি পরিবর্তনের জন্য একাধিক দলকে একে অপরের সাথে ম্যানুয়ালি যোগাযোগের প্রয়োজন হবে না। একটি বড় ইভেন্টের জন্য, সিস্টেম গেস্ট প্রোফাইল, ফ্লাইট তথ্য, হোটেল রিজার্ভেশন, রুম অ্যাসাইনমেন্ট, বিমানবন্দর স্থানান্তর এবং ট্রাফিক ডেটা একত্রিত করে। ট্যাক্সি অপারেটর, বিমানবন্দর স্টাফ, ফ্লাইট পার্টনার, হোটেল স্টাফ, ইভেন্ট ম্যানেজার এবং গ্রাহক সহ ইভেন্টটি সম্পাদনকারী স্টেকহোল্ডারদের কাছ থেকে তথ্য আসে। তথ্য পরিবর্তিত হলে, সংশ্লিষ্ট দলগুলি এটির উপর কাজ করতে পারে। যদি একটি ফ্লাইট বাতিল করা হয় বা কোনও অতিথি আর অংশগ্রহণ না করে, উদাহরণস্বরূপ, বিমানবন্দরের শাটল দল গাড়ির অ্যাসাইনমেন্ট পরিবর্তন করতে পারে, হোটেল গেস্টের গেস্ট ভ্যালু রিলিজ বা পুনরায় বরাদ্দ করতে পারে এবং গেস্টের আসল মান পুনরায় বরাদ্দ করতে পারে।” এইভাবে, কমান্ড সেন্টার একটি একক ড্যাশবোর্ডে ডেটা রাখে না, তবে সম্পাদনের সাথে তথ্য সংযুক্ত করে, “সা বলেছেন। ইভেন্ট প্রযুক্তি বাজারে এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য যেখানে পৃথক সমাধানগুলি ইতিমধ্যেই নিবন্ধন, অতিথি যোগাযোগ, প্রোফাইল এবং বুকিংগুলিকে সম্বোধন করে৷ COTRAV-এর পন্থা হল এই ফাংশনগুলিকে অপারেশনাল এক্সিকিউশন লেয়ারের সাথে সংযুক্ত করা বরং অন্য একক বিন্দু সমাধান হিসাবে কাজ করা।

একটি নতুন আয়ের সুযোগ হিসাবে হোয়াইট লেবেলিং

কোম্পানির সম্প্রসারণের পরবর্তী স্তর হল হোয়াইট-লেবেল ট্র্যাভেল অ্যান্ড হসপিটালিটি প্ল্যাটফর্ম, ইভেন্ট কোম্পানিগুলিকে তাদের নিজস্ব ব্র্যান্ডের অধীনে ভ্রমণ পরিষেবাগুলি অফার করতে সক্ষম করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে যখন COTRAV অন্তর্নিহিত প্রযুক্তি, সরবরাহকারী নেটওয়ার্ক এবং কার্যকরী প্রদান করে। মডেলটি তিনটি স্টেকহোল্ডার জুড়ে মান তৈরি করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। ইভেন্ট কোম্পানিগুলি তাদের পরিষেবার অফার প্রসারিত করতে পারে এবং একটি রাজস্ব ভাগাভাগি মডেলের মাধ্যমে অতিরিক্ত আয় করতে পারে; COTRAV যাত্রীদের একটি বড় পুলে অ্যাক্সেস লাভ করে; এবং শেষ গ্রাহক ফ্লাইট, হোটেল, স্থানান্তর এবং অন্যান্য ভ্রমণ পরিষেবাগুলি আলাদাভাবে সাজানোর পরিবর্তে ইভেন্টের চারপাশে একত্রিত করে। সাহের মতে COTRAV বর্তমানে 200 টিরও বেশি ইভেন্ট কোম্পানির সাথে কাজ করে। তিনি বিশ্বাস করেন যে সেই কোম্পানিগুলির সম্মিলিত গ্রাহক বেস এবং ইভেন্টের সময়সূচী বিবেচনা করার সময় সুযোগটি বিশেষভাবে তাৎপর্যপূর্ণ হয়ে ওঠে৷ ” এটি শেষ পর্যন্ত দৃষ্টিভঙ্গি: অংশীদার তার গ্রাহক সম্পর্ককে শক্তিশালী করে এবং একটি নতুন আয়ের সুযোগ তৈরি করে, COTRAV তার যাত্রী বাস্তুতন্ত্রকে প্রসারিত করে, এবং শেষ গ্রাহক ইভেন্টের আশেপাশে আরও সম্পূর্ণ পরিষেবা পায়,” তিনি বলেছিলেন৷ মডেলটি ইভেন্ট কোম্পানিগুলিকে তাদের সরবরাহকারীর পরিকাঠামো এবং তাদের অপারেশনের সাথে সংযোগ করতে দেয়।

ড্যাশবোর্ড থেকে এআই-চালিত ব্যক্তিগত সহায়তা

COTRAV-এর প্রযুক্তি রোডম্যাপের পরবর্তী ধাপটি ইকোসিস্টেমকে আরও বুদ্ধিমান এবং ব্যক্তিগতকৃত করার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে। Saa যে ক্ষেত্রগুলিকে হাইলাইট করেছে তার মধ্যে একটি হল একটি কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা-চালিত ব্যক্তিগত সহকারী যেটি একটি ইভেন্ট জুড়ে একজন অতিথির সাথে থাকবে, ভ্রমণপথ, ভ্রমণ, হোটেল, স্থানান্তর, ইভেন্টের তথ্য এবং রিয়েল-টাইম প্রয়োজনীয়তার বিষয়ে সহায়তা প্রদান করবে। ইকোসিস্টেম স্তরে, দলটি হোটেল, অংশীদার এবং অন্যান্য ইভেন্টের জন্য অন্যান্য অংশীদারদের আনতে চায়। পৃথক চ্যানেলের মাধ্যমে যোগাযোগ করুন। COTRAV একই ইকোসিস্টেমে রুট ম্যানেজমেন্ট, আরএসভিপি, ভেন্ডর পেমেন্ট, ব্যাঙ্কিং এবং পেমেন্ট গেটওয়ের মতো ফাংশনগুলিকে একীভূত করার পরিকল্পনা করেছে। বৃহত্তর লক্ষ্য হল একাধিক স্বাধীন সরঞ্জাম এবং প্রক্রিয়াগুলি থেকে একক পরিবেশের দিকে সরে যাওয়া যেখানে অতিথি, সংগঠক এবং অংশীদাররা একই তথ্য অ্যাক্সেস করতে এবং কাজ করতে পারে।

পরবর্তী সুযোগ সমগ্র ইভেন্ট যাত্রা সংযোগ হয়

COTRAV-এর জন্য, প্রযুক্তিগত সুযোগ তাই ভ্রমণ বুকিংয়ের বাইরেও প্রসারিত। কোম্পানির বিদ্যমান কর্পোরেট ট্র্যাভেল প্ল্যাটফর্ম ইতিমধ্যেই ফ্লাইট, হোটেল, গ্রাউন্ড ট্রান্সপোর্টেশন এবং অন্যান্য ভ্রমণ-সম্পর্কিত পরিষেবাগুলিকে কভার করে, যখন এর MICE অফারটি ইভেন্ট-ভিত্তিক ভ্রমণের প্রয়োজনীয়তাগুলির উপর অবস্থিত। এর বিস্তৃত প্ল্যাটফর্ম অফারটি কেন্দ্রীভূত ব্যবস্থাপনা, রিপোর্টিং, নীতি নিয়ন্ত্রণ এবং রিয়েল-টাইম দৃশ্যমানতার চারপাশে নির্মিত। ইভেন্ট ইকোসিস্টেমের সর্বশেষ অবস্থানও এই সম্প্রসারণকে প্রতিফলিত করে। EEMAGINE 2026 এবং অন্যান্য শিল্প প্ল্যাটফর্ম সহ ভারতের অভিজ্ঞতা এবং ইভেন্ট ইন্ডাস্ট্রি জুড়ে COTRAV ক্রমবর্ধমানভাবে উপস্থিত হচ্ছে, ইভেন্ট ডেলিভারির অবিচ্ছেদ্য অংশ হিসাবে ভ্রমণ এবং আতিথেয়তা বজায় রাখা অব্যাহত রয়েছে। যাইহোক, সাহের জন্য, প্রযুক্তিটি শেষ পর্যন্ত অভিজ্ঞতার চেয়ে আরও বেশি সক্ষম। উচ্চাকাঙ্ক্ষা হল একটি ইভেন্ট ইকোসিস্টেম তৈরি করা যেখানে একটি মিসড ফ্লাইট, বা মিস গেস্ট সংযোজন, শেষ মুহূর্তে বা পরিবর্তিত ফ্লাইটে পরিণত হয় না। অংশগ্রহণকারীর কাছে দৃশ্যমান ব্যাঘাত। পরিবর্তে, অপারেশনাল নেটওয়ার্ক পরিবর্তনটি উপলব্ধি করে, এটি সংশ্লিষ্ট স্টেকহোল্ডারদের সাথে যোগাযোগ করে এবং সেই অনুযায়ী সামঞ্জস্য করে। এটি ইভেন্টে ভ্রমণ পরিচালনার পদ্ধতিতে একটি বিস্তৃত পরিবর্তন চিহ্নিত করতে পারে: বুকিং এবং সরবরাহকারীদের সংগ্রহ থেকে রিয়েল টাইমে অতিথি ভ্রমণের সাথে সংযুক্ত একটি অপারেটিং সিস্টেম পর্যন্ত। এবং এমন একটি শিল্পে যেখানে অনুষ্ঠানের গুণমান প্রায়ই অতিথির সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ প্রযুক্তি দ্বারা বিচার করা হয়, COTRAV সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ প্রযুক্তি দেখতে পারে। এটি এমন প্রযুক্তি হয়ে উঠবে যা অতিথি কখনই লক্ষ্য করেন না।

Source link